Purpose – The purpose of the study is to create an understanding of the factors contributing to deviations in the internal document handling at a manufacturing company. When minimising the faults in the document it leads to higher effectiveness for the company.

Method – A case study has been conducted at a company. The methods that were used to collect empirical data were interviews and document studies. The theoretical framework was found using a systematic review of what has been studied before. By combing the empirical data and the theoretical framework the studies purpose will be able to be reached.

Findings – The study shows that a manufacturing company need to make sure that they use the employee’s competences since they have the best knowledge on how to manufacture the product. To use their competences the management of the company need to organize the company so that they can get a better view of the employee perspective. To minimise the faults, the disturbing elements need to be removed from the work environment since these distractions cause deviations. The digitalisation of the documents will remove most of the simple document faults, but the digital system must use continuous improvements to maximise the use of the system.

Several different underlying factors play a role in why deviations occur, why it is important to monitor and work to improve all factors that cause deviations. From a sustainability perspective, there are reasons to expect a more well-functioning and pleasant workplace that increases social sustainability. Handling the document correct lowers the risk for disposal of products because of document deficiencies, and less raw material and energy will be wasted. Not wasting resources will also save money for the company since they will not need to throw away products.

Implications – The results of the study can be used as guidance for organizations that operates in a similar situation with the same prerequisites as the case company. With the support of the study, a business can find the deviations in their document handling and learn how to reduce these.

Limitations – The case study has been conducted on one company. If the case study had covered multiple companies, it would have reached greater reliability. Since several factors were considered significant to the study the depth of each factor has been limited.

Syfte – Studiens syfte är därför Att skapa en förståelse för de faktorer som bidrar till att avvikelser uppstår i den interna dokumenthanteringen hos ett tillverkande företag. Detta leder till en högre effektivitet genom att dubbelhanteringen av dokument minskar.

Metod – En fallstudie har genomförts med intervjuer och dokumentstudie. Den insamlade empirin har analyserats mot studiens teoretiska ramverk för att besvara forskningsfrågorna och slutligen uppnå studiens syfte.

Resultat – Människan har en central roll i hanteringen av dokument och det är avgörande att stödja människan i arbetet för att fel inte skall uppstå. Studien har kommit fram till att företag måste nyttja medarbetarnas kompetenser i större utsträckning då det är medarbetarna som ser vad som fungerar i praktiken. För att nyttja medarbetarnas kompetens behöver företagsledningen organisera verksamheten på ett sådant sätt att de skapar en större förståelse och närhet till verksamheten. Det är även viktigt att aktivt arbeta med att förbättra arbetsmiljön då stress och störande moment är faktorer som leder till att misstag uppstår. Utöver detta bör dokumentationen digitaliseras och ständigt förbättras eftersom en digitalisering tar bort majoriteten av de mänskliga felen genom att införa larm och kontrollpunkter som fångar upp misstag.

Det finns flera underliggande faktorer som påverkar varför avvikelser sker. Det varierar mellan vilka faktorer som påverkar vid ett visst tillfälle och det är därför viktigt att arbeta för att förbättra samtliga. En välfungerande och trivsam verksamhet ökar den sociala hållbarheten på arbetsplatsen. Dessutom innebär en korrekt dokumenthantering minskad risk för kassering av icke användbara produkter. Att inte behöva kassera produkter som är färdigtillverkade förbrukar mindre råmaterial och energi, vilket både är dåligt för miljön men även för ekonomin. Implikationer – Studiens resultat kan komma att fungera som en vägledning för verksamheter som verkar i en liknande situation med samma förutsättningar som fallföretaget. Med hjälp av studien kan företag hitta orsaker till avvikelser i sin egen dokumenthantering och därefter minska dessa.

Begränsningar – Studien har genomförts på ett företag. Om fler företag hade undersökts hade en större reliabilitet kunnat nås. Då flertalet faktorer ansågs vara viktiga att ta med i studien har djupet för varje faktor fått begränsas i omfattning.