Syfte: Den rådande digitaliseringen av samhällsbyggandet leder till möjlighet att automatisera och effektivisera processer inom samhällsbyggandet. Att automatisera delar av bygglovsprocessen med hjälp av Robotic Process Automation (RPA) är möjligt. En sådan implementering skulle kunna leda till effektivare processer, men kanske även andra effekter, negativa som positiva. Några av Sveriges kommuner har redan implementerat RPA i bygglovsprocessen och andra står i begrepp att göra det inom kort. Därför är det av hög relevans att utreda hur mycket RPA kan effektivisera bygglovsprocessen samt undersöka hur automatisering påverkar arbetet för personal på bygglovsenheter. Syftet med denna studie är, därför, att undersöka i vilken utsträckning bygglovsprocessen kan effektiviseras med hjälp av RPA. Vidare önskar studien utreda hur en sådan implementering kan påverka arbetsuppgifter och arbetstillfällen för bygglovshandläggare och administratörer på bygglovsenheter i Sverige.

Metod: Denna studie utförs som en survey. För att uppnå studiens syfte och mål har två olika datainsamlingstekniker valts, där primärdata insamlas genom intervjuer och sekundärdata via en dokumentstudie. Studien är således i huvudsak av kvalitativ karaktär, men kompletteras med kvantitativ empiri för att kunna styrka slutsatser.

Resultat: I rapporten framkommer det att bygglovsprocessen effektiviseras med hjälp av RPA. Genom att automatisera moment i processen, beräknas 141,5 timmar/månad sparas in på tidigare manuellt utförda arbeten. Tiden som sparas in läggs istället på uppgifter som anses relevanta och mer kunskapskrävande. Detta i sin tur leder till en förändring av arbetsuppgifter för de anställda på bygglovsenheten och lyfts som en positiv aspekt. Vidare visar studien att bygglovshandläggares arbetstillfällen inte har påverkats på grund av RPA samt ger inga anvisningar på att deras arbeten i framtiden kommer hotas. De som påverkas mest av implementeringen är administratörer, då det främst är administrativa uppgifter som kan ersättas av RPA. Studien ger en viss indikation på att administrativa tjänster och behovet av administratörer på bygglovsenheter kan komma att minska, som en följd av automatisering.

Konsekvenser: Genom att implementera RPA i bygglovsprocessen uppnås inte bara en effektivisering av processen. Andra fördelar som nöjdare medarbetare och högre kvalitét på besluten är också effekter av automatisering. Nöjdare medarbetare kan, i förlängningen, leda till färre antal uppsägningar och följaktligen en förhöjd kompetensnivå på bygglovsenheten. Högre kvalitét på beslut leder till ett ökat förtroende för bygglovsenheter i Sverige. Vidare kan även RPA bidra till en mer enhetlig bygglovsprocess kommuner emellan, då uppsatta funktioner och regler, samt information kan delges mellan kommunerna.

Begränsningar: Då studien utförts som ett examensarbete har begräsningar funnits i form av antal ord som studien får omfatta. Utöver det har studien undersökt tre av Sveriges kommuner som arbetat med RPA i minst ett år. Om fler kommuner undersökts, skulle studiens validitet kunnat öka.  

Purpose: The current digitalization of community building leads to the opportunity to automate and streamline processes in community building. Automating parts of the building permit process using Robotic Process Automation (RPA) is possible. Such implementation could lead to more efficient processes, but perhaps also other effects, negative and positive. Some of Sweden's municipalities have already implemented RPA in the building permit process and others are about to do so shortly. Therefore, it is of high relevance to investigate how much RPA can make the building permit process more efficient and investigate how automation affects the amount of work for employees at building permit units. The purpose of this study is to investigate the extent to which the building permit process can be streamlined with the help of RPA. Furthermore, the study wishes to investigate how such an implementation can affect the tasks and jobs of caseworkers and administrators at building permit units in Sweden.

Method: This study is carried out as a survey. In order to achieve the purpose and objectives of the study, two different data collection techniques have been selected, where primary data is collected through interviews and secondary data via a document study. The study is thus mainly of a qualitative nature but is supplemented with quantitative empirical evidence in order to substantiate conclusions.

Findings: The report shows that the building permit process is made more efficient with the help of RPA. By automating steps in the process, it is estimated that 141.5 hours/month is saved on previously manually performed work. The time saved is instead mainly spent on tasks that are considered relevant and more knowledge-intensive. This in turn leads to a change in tasks for the employees at the building permit unit, and is highlighted as a positive aspect. Furthermore, the study shows that jobs of building permit caseworkers have not been affected due to RPA and does not provide any indications that their work will be threatened in the future. Those most affected by the implementation are administrators, as it is mainly administrative tasks that can be replaced by RPA. The study provides some indication that administrative services and the need for administrators in building permit units may decrease, as a result of automation.

Implications: By implementing RPA in the building permit process, not only is the process streamlined. Other benefits such as more satisfied employees and higher quality of decisions are also effects of automation. Satisfied employees can lead to fewer redundancies and consequently an increased level of competence at the building permit unit in the long run. Higher quality of decisions leads to increased trust in building permit units in Sweden. Furthermore, RPA can also contribute to a more unitary building permit process between municipalities, as established functions and rules, as well as information can be shared between the municipalities.

Limitations: Since the study was carried out as a bachelor thesis, there were restrictions of the number of words that the study may include. In addition, the study examined three of Sweden's municipalities that worked with RPA for at least one year. If more municipalities were examined, the validity of the study could increase.