Uteblivna besök utgör ett återkommande problem inom hälso- och sjukvården, med negativa konsekvenser för både patientsäkerhet, arbetsmiljö och resursanvändning. Inom rehabiliteringsverksamhet kan det få särskilt stor påverkan då kontinuitet och följsamhet är centrala faktorer för behandlingsresultat. Samtidigt har digitalisering skapat nya möjligheter att möta patienter på alternativa sätt. Förbättringsarbete syftade till att minska andelen uteblivna besök på en rehabmottagning genom att erbjuda patienter möjlighet att konvertera fysiska möten till digitala, samt att undersöka personalens erfarenheter av digitala vårdmöten. Arbetet kombinerade ett förbättringsarbete baserat på Nolans förbättringsmodell med en kvalitativ studie där fokusgruppsintervjuer analyserades enligt reflexiv tematisk analys. Förbättringsarbetet ledde inte till en markant minskning i andelen uteblivna besök totalt sett, men ett trendbrott kunde ses med något färre uteblivna besök efter implementeringen. Samtidigt ökade andelen digitala möten, och patienter uttryckte uppskattning för förbättrad tillgänglighet och flexibilitet. Studien visade att personalen såg digitala vårdmöten som ett sätt att öka vårdtillgängligheten, särskilt för patienter med praktiska hinder som arbete, smärta eller lång resväg. Samtidigt upplevdes flera utmaningar, såsom tekniska problem, variation i patienters digitala kompetens samt svårigheter att tolka kroppsspråk och icke-verbal kommunikation. Detta medförde behov av språklig tydlighet, tekniskt stöd och anpassade arbetssätt. Studien belyste att framgångsrik digitalisering förutsatte ett aktivt ledarskap, stabil infrastruktur och en lärande kultur.Sammanfattningsvis visar arbetet att digitala vårdmöten kan bidra till en mer tillgänglig, individanpassad och effektiv vård. Samtidigt krävs systematik, organisatoriskt stöd och förankring i personalens erfarenheter för att skapa hållbara förbättringar i det kliniska vardagsarbetet

Missed appointments remain a recurring issue in healthcare, with negative consequences for patient safety, work environment, and resource utilization. In rehabilitation services, the impact can be particularly significant, as continuity and adherence are central factors for treatment outcomes. However, digitalization has created new opportunities to reach patients through alternative means.The aim of this improvement initiative was to reduce the rate of missed appointments at a rehabilitation clinic by offering patients the possibility to convert physical appointments into digital ones, and to explore staff experiences of digital healthcare meetings. The work combined an improvement initiative based on the PDSA model with a qualitative study, in which focus group interviews were analysed using reflexive thematic analysis.The improvement initiative did not result in a marked overall reduction in missed appointments, but a turning point was observed, with a slight decrease following implementation. Simultaneously, the proportion of digital meetings increased, and patients expressed appreciation for the improved accessibility and flexibility. The study showed that staff perceived digital healthcare meetings as a way to increase access to care, especially for patients facing practical barriers such as work, pain, or long travel distances. At the same time, several challenges were reported, such as technical issues, variations in patients' digital competence, and difficulties in interpreting body language and non-verbal communication. This created a need for linguistic clarity, technical support, and adapted working methods. The study highlighted that successful digitalization requires active leadership, stable infrastructure, and a culture of continuous learning.In summary, the work demonstrates that digital healthcare meetings can contribute to more accessible, individualized, and efficient care. At the same time, systematic approaches, organizational support, and grounding in staff experiences are necessary to achieve sustainable improvements in everyday clinical practice.